Поподробнее рассмотрим систему "электронный архив", что она из себя представляет и для чего нужна. В системе "Е1 Евфрат" (электронный документооборот и автоматизация бизнес-продукта) был реализован нужный функционал, чтобы организовать электронный архив. Система обеспечит ведение одной целой базы данных, которая исключит повторение (дублирование) информации и документов. Это позволит значительно сэкономить время на копировании и регистрации документов, а также передаче их между удаленными структурами и подразделениями компании или организации.

Зарегистрированные в системе данные попадают в архив, их которого документы можно быстро получить посредством поиска. Это удобно, если несколько человек работают с одним документом, либо надо предоставить начальнику какую-то информацию. Вы ее заполнили, сохранили и не надо отправлять по электронной почте, распечатывать и тому подобное. Можно просто зайти в электронный архив и открыть документ - evfrat.ru/about/e-archive/.

После завершения работы над документом или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Архив обеспечивает моментальный поиск документов по любому запросу. Результат поиска ― это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов.